Como calcular o retorno de um projeto digital na empresa?

O ROI de um projeto digital calcula-se assim: (ganho gerado menos custo total do projeto) a dividir pelo custo total, vezes cem. O ganho pode ser vendas novas, horas poupadas ou clientes retidos. O prazo de referência deve ser escolhido antes de começar e ser o mesmo para todos os projetos que quer comparar: longo o suficiente para o projeto amadurecer e curto o suficiente para servir de decisão.

A fórmula, em detalhe

Custo total inclui o que se paga à agência, mas também o tempo interno gasto em reuniões, conteúdos e revisões, e os custos recorrentes (alojamento, plataforma, manutenção). É comum uma empresa esquecer-se destes últimos e depois estranhar que o projeto “não compense”, quando na verdade nunca contabilizou tudo o que gastou.

O ganho tem de ser específico. “Mais visibilidade” não é um número. Vendas novas atribuíveis ao site, leads que entraram por um formulário, horas que deixaram de ser gastas manualmente numa tarefa que a IA passou a fazer, isso são números. Se não conseguir nomear o ganho em euros ou horas, ainda não tem uma base para calcular ROI, tem uma esperança.

Que prazo faz sentido usar?

Para um website institucional ou uma loja Shopify, convém dar tempo ao projeto, porque os primeiros meses costumam ser de ajustes e aprendizagem, não de resultados. Para um projeto de automação com IA, o retorno pode aparecer mais depressa, porque a poupança de horas começa assim que a automação fica a funcionar.

Medir cedo demais tende a dar números enganadores, positivos ou negativos. Um mês de vendas de uma loja online recém-lançada não diz nada sobre o desempenho real do projeto.

O que costuma correr mal nestas contas?

O erro mais comum é comparar o custo do projeto com o lucro bruto em vez do lucro líquido. Se uma loja online faz 10.000 euros de vendas mas a margem é de 20%, o ganho real é 2.000 euros, não 10.000. Outro erro é ignorar o custo de oportunidade: o tempo que a equipa interna gasta a validar textos e imagens também é custo, mesmo que não passe fatura.

Também é frequente medir o retorno errado. Um projeto de IA para atendimento ao cliente não se mede em vendas, mede-se em tempo de resposta e em horas de suporte poupadas. Aplicar a fórmula errada ao projeto errado dá sempre um número que não serve para decidir nada.

Website, loja online ou IA: o ROI muda?

Muda, e muda na velocidade e no tipo de ganho. Um website institucional gera ganho indireto, normalmente através de leads que depois se convertem em propostas e vendas, e esse caminho é mais lento de medir. Uma loja Shopify gera ganho direto, em vendas, e é o projeto mais fácil de meter numa fórmula de ROI porque os números já existem no painel da própria plataforma.

Um projeto de IA aplicada a processos internos costuma ter o ROI mais rápido e mais fácil de provar, precisamente porque compara horas antes e depois. Isto não significa que seja o projeto mais importante para a empresa, só significa que é o mais simples de justificar em números.

Quando é que um projeto digital não compensa?

Não compensa quando o custo recorrente de manutenção é maior do que o ganho mensal gerado, situação comum em lojas online com pouco tráfego e catálogos grandes que exigem atualização constante. Também não compensa quando ninguém na empresa tem tempo para explorar o que foi construído, porque um site ou uma automação sem gestão ativa perde valor com o tempo, não ganha.

Antes de decidir se um website, uma loja ou um projeto de IA fazem sentido para a empresa, vale a pena fazer esta conta com calma e com números reais, não estimados. É basicamente o que fazemos num diagnóstico: olhamos para o que existe, para o que falta e para o retorno plausível antes de propor seja o que for.