Quanto custa a uma PME não digitalizar processos?

Não digitalizar tem um custo anual por cada colaborador que passa horas semanais em tarefas manuais repetitivas, e esse custo depende do salário e do volume de trabalho. O cálculo é simples: multiplica-se o número de horas perdidas por semana pelo custo hora do colaborador, e depois por cinquenta e duas semanas. Numa equipa de três ou quatro pessoas, multiplique esse valor por cada uma, e ainda falta contar com erros e oportunidades perdidas.

Onde é que o tempo se perde, exatamente?

Nas PME portuguesas, o tempo perde-se em três sítios previsíveis. Primeiro, na faturação manual: emitir, corrigir e reenviar faturas uma a uma, em vez de ter isso automatizado a partir de um sistema de gestão. Segundo, na gestão de stock feita em folhas de Excel partilhadas, onde alguém tem de atualizar manualmente números que já existem noutro sistema. Terceiro, na resposta a pedidos de clientes por email ou WhatsApp, sem histórico centralizado, o que obriga a repetir informação e a procurar conversas antigas.

Uma pessoa que gasta cinco horas por semana nestas três frentes está a gastar duzentas e sessenta horas por ano. Com um custo hora de nove euros, incluindo encargos sociais, isso são cerca de dois mil trezentos e quarenta euros por ano, só numa pessoa. Multiplicado pela equipa administrativa, o número cresce rápido.

Quanto vale uma hora de trabalho manual?

Depende do salário, mas há uma forma simples de calcular: pega-se no salário bruto mensal, soma-se a taxa social única a cargo da empresa (23,75%), e divide-se pelas cerca de cento e sessenta e oito horas de trabalho mensal. Para um salário de mil e duzentos euros brutos, isso dá um custo hora próximo dos nove euros. Este é o número que deve multiplicar por cada hora perdida em tarefas que um sistema faria em segundos.

O erro mais comum é olhar só para o salário e esquecer os encargos, o que faz subestimar o custo real de manter um processo manual.

Que sinais indicam que está na hora de digitalizar?

Há três sinais que aparecem quase sempre antes de uma PME decidir digitalizar. O primeiro é o crescimento: quando a equipa cresce mas a produtividade não acompanha, porque as pessoas novas estão a aprender processos manuais em vez de usar ferramentas. O segundo é o erro recorrente, como faturas trocadas ou stock que não bate certo com a realidade, sinal de que a informação está espalhada por sítios diferentes. O terceiro é a dependência de uma pessoa: quando só alguém sabe onde está determinada informação ou como se faz determinada tarefa, e essa pessoa se ausenta, o processo para.

Quanto tempo demora a recuperar o investimento?

Para processos administrativos simples, como automatizar faturação ou centralizar comunicação com clientes num sistema único, não há um prazo de retorno de referência: faça a conta com as horas que o sistema substitui e com o custo do projeto. Projetos mais complexos, como integração de e-commerce com gestão de stock e faturação, custam mais e tendem a demorar mais a pagar-se. O que decide a velocidade do retorno é sempre o número de horas manuais que o sistema substitui, não o preço da ferramenta.

Vale sempre a pena digitalizar tudo?

Não. Há processos que fazem sentido manter manuais, sobretudo quando envolvem poucas pessoas, pouca frequência ou decisões que exigem julgamento humano caso a caso. Digitalizar um processo que ocorre uma vez por mês e demora dez minutos raramente compensa o investimento e o tempo de adaptação da equipa. O critério certo é sempre a frequência multiplicada pelo custo hora, não o entusiasmo com a tecnologia.

Quantificar estas horas perdidas é o primeiro passo antes de decidir o que digitalizar e por onde começar, e é exatamente isso que fazemos num diagnóstico: olhamos para os processos reais da empresa e dizemos, com números, onde está o retorno mais rápido.