Como escolher fornecedor de IA para um projeto PRR?

Escolher fornecedor para um projeto PRR de IA não é escolher o mais barato. É escolher quem entrega despesa elegível, documentada, e encaixada no domínio de ação aprovado. Se isso falhar, o pagamento intercalar ou final pode ficar em causa, mesmo que a ferramenta funcione bem.

Que despesas o fornecedor tem de cobrir?

O aviso lista seis categorias de despesa elegível: equipamentos para incorporar IA nos processos, software (incluindo subscrições SaaS, com exemplos como Copilot, Gemini e Claude), contratação de até dois técnicos ou gestores de plataforma durante 24 meses, consultoria e formação essenciais à integração, validação por contabilista certificado ou ROC, e outras despesas diretamente relacionadas com o projeto. Antes de assinar contrato, confirme em qual destas alíneas cai o serviço. Um fornecedor sério não tem problema em dizer isso por escrito.

O fornecedor tem de caber num domínio de ação?

Sim, mas o domínio é do projeto, não do fornecedor. O aviso exige que o projeto sirva pelo menos um de dois domínios: soluções de IA para produtividade (ferramentas prontas a usar que aumentem a produtividade dos trabalhadores) ou soluções de IA aplicada ao negócio (interação com clientes e parceiros, ou otimização de processos internos). Pede ao fornecedor uma proposta que explique, em linguagem simples, em qual dos dois domínios o projeto se enquadra e porquê. Isto poupa tempo mais tarde, quando tiver de justificar a despesa.

Como se comprova a despesa perante o BPF?

A despesa comprova-se em formulário próprio no SIGA-BF, com a Declaração de Despesa de Investimento e o Mapa Despesa do Investimento, ambos validados por ROC ou contabilista certificado. Um fornecedor que demora semanas a emitir fatura correta, ou que não separa claramente equipamento de software de consultoria, cria trabalho extra para quem tem de preencher esses mapas. Peça exemplos de faturas anteriores antes de fechar o contrato.

É preciso contratação pública para escolher fornecedor?

Depende da sua empresa. O aviso obriga ao cumprimento das regras de contratação pública quando aplicável. Se a sua empresa está sujeita a essas regras, o processo de escolha do fornecedor tem de as respeitar, com registo do processo de seleção. Se não está sujeito, ainda assim vale a pena guardar pelo menos duas propostas comparáveis, para justificar a escolha numa eventual verificação de gestão.

Que documentos o fornecedor deve fornecer desde o início?

Peça, antes de assinar: proposta detalhada com separação clara por categoria de despesa, calendário de faturação compatível com o prazo de execução do projeto (máximo 24 meses a contar da primeira fatura), e disponibilidade para emitir documentação que o seu contabilista certificado ou ROC consiga validar sem voltas. Lembre que a primeira fatura imputada ao projeto tem de cair entre 1 de janeiro de 2025 e 30 de junho de 2026, por isso o calendário do fornecedor tem de respeitar essa janela.

Cumprimento de obrigações transversais

Além da despesa, o projeto tem de cumprir o princípio de não prejudicar significativamente o ambiente (DNSH) e as regras de publicitação do apoio previstas no artigo 34.º do Regulamento (UE) 2021/241. Um fornecedor com experiência em projetos PRR já sabe o que isto implica em termos de logótipos, menções e registo documental. Um fornecedor sem essa experiência obriga-o a fazer esse trabalho sozinho.

Escolher fornecedor com estes critérios exige tempo e conhecimento do aviso que a maioria dos donos de PME não tem disponível. A SO-MA acompanha empresas com projeto aprovado nesta linha, desde a estruturação da despesa elegível até à documentação exigida pelo BPF. Se quiser perceber como isto se aplica ao seu caso, consulte a página do PRR da SO-MA.