A sua loja online precisa de software de faturação certificado?

Sim, na maioria dos casos precisa. Em Portugal, quem tenha tido um volume de negócios superior a 50.000 euros no ano anterior é obrigado, por lei, a emitir faturas através de um programa certificado pela Autoridade Tributária ou, desde julho de 2025, através das aplicações de faturação da própria AT. Abaixo desse valor a obrigação não existe automaticamente, mas na prática quase todas as lojas que já vendem a sério acabam a precisar de faturação certificada, ligada ao Shopify, para não perder tempo a emitir faturas à mão.

Quando é que a lei obriga a faturação certificada?

A regra central está no Decreto-Lei 28/2019: se a sua empresa faturou mais de 50.000 euros no ano civil anterior, é obrigada a usar um programa de faturação certificado a partir do ano seguinte. Há também obrigação, mesmo com um volume menor, se usar programas informáticos de faturação ou tiver contabilidade organizada, por obrigação ou por opção (artigo 4.º, n.º 1, alíneas b) e c)). Na prática, uma loja Shopify que processa encomendas automaticamente já está a usar um sistema informático, e isso pesa a favor de ligar essa loja a um software certificado desde o início, independentemente do volume de vendas.

O que faz exatamente um programa de faturação certificado?

Gera faturas com numeração sequencial por série, assina cada documento digitalmente, inclui o código único de documento (o ATCUD) e o código QR, e comunica os dados à Autoridade Tributária dentro do prazo legal, que é até ao dia 5 do mês seguinte à emissão. Sem isto, uma fatura emitida manualmente ou por um sistema não certificado pode não ser válida para o cliente deduzir IVA, e cria um problema de conformidade para a sua empresa numa eventual inspeção. O software certificado também guarda os documentos durante o período legal de conservação, que em Portugal é de dez anos.

Como funciona a integração entre o Shopify e o software de faturação?

Normalmente por uma app instalada diretamente no Shopify (o InvoiceXpress e o Moloni têm apps próprias na App Store; o Vendus liga-se pelos webhooks da Shopify, sem app), que fica a “ouvir” as encomendas. Sempre que uma venda é confirmada e paga, a app cria a fatura automaticamente, com os dados do cliente e do IVA já calculados, e envia-a por email. Quando a app direta não cobre um caso específico, como faturação em vários países da União Europeia com regras de IVA diferentes, usa-se o Zapier ou Make para ligar o Shopify ao software de faturação, com regras mais personalizadas. As apps de faturação certificada com ligação à Shopify, confirmadas na fonte, estão nas integrações portuguesas para a Shopify.

Quanto custa ter faturação certificada ligada à loja online?

O preço dos planos destes programas certificados depende sobretudo do número de faturas emitidas e de incluir ou não envio automático, por isso compare as tabelas de cada um antes de escolher. A integração com o Shopify em si costuma ser gratuita ou incluída no plano do software, mas configurar bem as regras de IVA, os impostos por país e os templates de fatura exige trabalho técnico, que depende da complexidade da loja. É um custo pequeno comparado com o risco de coimas ou com o tempo perdido a fazer faturas manualmente todos os dias.

E se eu não ligar a faturação à loja, o que arrisco?

O risco imediato é operacional antes de ser legal: sem integração, alguém tem de copiar manualmente cada encomenda para o software de faturação, o que deixa de ser sustentável à medida que as encomendas diárias aumentam e gera erros de IVA, de morada ou de duplicação de faturas. O risco legal aparece quando a empresa ultrapassa o limiar dos 50.000 euros ou já está obrigada por usar um sistema informático de vendas, e continua a faturar fora de um programa certificado. Nesse cenário, uma inspeção da Autoridade Tributária pode aplicar coimas e pôr em causa a validade fiscal das faturas emitidas nesse período.

Configurar bem esta ligação entre o Shopify e o software de faturação certificado é parte do trabalho que fazemos quando montamos ou reorganizamos uma loja online, e costuma ser mais simples e mais barato do que a maioria dos donos de loja imagina.